(楊華)
摘 要：在企業(yè)行政管理工作中，辦公室行政事務(wù)管理工作的綜合性強，接觸面廣，既要承上又要啟下，還有橫向聯(lián)系。工作范圍廣，對內(nèi)對外、對上對下的協(xié)調(diào)很重要，不論是上報還是下發(fā)，需要辦公室一一溝通。協(xié)商并組織落實。辦公室行政管理工作是單位正常運轉(zhuǎn)的重要保障。近年來，在中國經(jīng)濟的有力帶動下，對辦公室行政管理工作也提出了新的要求。結(jié)合工作實際，就新形勢做好辦公室行政管理工作進行了一些思考。
關(guān) 鍵 詞：辦公室 行政管理 新形勢
一、充分認識辦公室的重要地位和工作技巧。
辦公室是一個單位對外的“窗口”，也起著保持單位正常運轉(zhuǎn)的“橋梁紐帶”作用，擔(dān)負著對外交往、上情下達、下情上報和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)單位各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是企業(yè)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和指揮中心，起著參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等作用。
辦公室工作的重要性可概括為：不是中心但圍繞中心，既包括服務(wù)于本單位的中心工作，也服務(wù)于本單位負責(zé)人的工作。不是全局但隨時服務(wù)全局，辦公室工作和全局工作緊密相連。不做決策但始終為決策服務(wù)，既當(dāng)參謀又抓落實。作為辦公室人員，必須充分認識辦公室的重要地位和職能作用，努力提高綜合素質(zhì)，主動適應(yīng)新形勢需要，力爭做到“五個像”：
一要像記者那樣觀察問題。要站在全局的角度，用發(fā)展的眼光看問題。要有高度的政治敏感性，想問題、辦事情與決策保持一致。二要像理論者那樣思考問題。要站在群眾的立場，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，分析思考問題，去偽存真，與真理同行，與時代同步。 三要像文藝者那樣表達問題。溝通上要講究方式方法，變“忠言逆耳”為“忠言順耳”，讓自己的想法更容易被別人接受。 四要像領(lǐng)導(dǎo)者那樣處理問題。面對復(fù)雜問題時要以人為本，既講求原則，也講求人文關(guān)懷。要善于傾聽，特別是面對信訪人員，既要耐心解讀政策，也要由衷關(guān)心他們，讓他們感受溫暖。五要像勞動者那樣辦理事務(wù)。要圍繞全局開展各項工作，既要為領(lǐng)導(dǎo)出主意、提建議，也要能辦大事、會辦實事、愿辦雜事。
二、正確理解和把握辦公室的行政管理職能。
從行政管理的角度來看，辦公室面對的工作主要是上級部門和本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門同事。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：
一是助手作用。按照上級機關(guān)的部署，辦公室要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的意見，貫徹執(zhí)行、組織實施和檢查落實執(zhí)行結(jié)果，對加強機關(guān)管理、維護正常工作秩序、保證工作質(zhì)量等發(fā)揮著重要的作用。
二是參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入一線，了解基層情況，聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗、提出改革建議，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報、提出建設(shè)性的參考意見，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。三是協(xié)調(diào)作用。辦公室在行政管理工作中要負責(zé)協(xié)調(diào)，以維持正常的工作秩序，及時傳達上級部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。四是保障作用。既要保證上級部門和本單位布置的各項具體事務(wù)工作及時有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項任務(wù)。
三、辦公室行政管理工作要正確處理三個方面的關(guān)系。
要處理好服務(wù)中心與日常事務(wù)的關(guān)系。辦公室工作千頭萬緒，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)研究制定方針政策，認真組織好實施，又要運轉(zhuǎn)好日常工作。這就要求辦公室妥善處理好兩者關(guān)系，既保證重點，又統(tǒng)籌兼顧。要切實把中心工作擺在首要位置。中心工作是辦公室工作的重心，在總體工作安排上，必須圍繞中心工作、重點工作和全局工作來開展。在實施過程中，日常事務(wù)工作要為中心工作讓路，不能讓一般性工作沖淡中心。要增強工作計劃性和預(yù)見性。辦公室工作被動性強，要善于在被動中爭取主動。要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，及時把握工作動態(tài)，增強工作的預(yù)見性，努力提高工作效率。
要處理好政務(wù)服務(wù)與事務(wù)服務(wù)的關(guān)系。政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的、不可缺少的有機組成部分。政務(wù)是核心，事務(wù)是保證，但二者不能平均用力，必須堅持以政務(wù)服務(wù)為主線。辦公室工作必須向政務(wù)傾斜，將綜合、信息、調(diào)研、督查等方面工作擺在突出位置來抓，不斷提高工作質(zhì)量。當(dāng)然，對日常接待、后勤服務(wù)等方面工作也不能疏忽和松懈，辦公室工作只有分工不同，無大小事之分，必須認真對待。
要協(xié)調(diào)好行政工作與單位各級組織的關(guān)系。一級組織的戰(zhàn)斗力來自于凝聚力。在市場經(jīng)濟的新形勢下，需要辦公室協(xié)調(diào)的關(guān)系越來越多，領(lǐng)導(dǎo)成員之間、上下左右之間、本地和駐地之間等關(guān)系都需要協(xié)調(diào)。辦公室行政管理工作應(yīng)遵循兩條原則：一要在經(jīng)營管理工作中，維護好行政領(lǐng)導(dǎo)的核心地位。二要發(fā)揮好單位各級組織的作用，在中心工作上形成合力。
四、做好新形勢下辦公室行政管理工作的關(guān)鍵。
要加強學(xué)習(xí)教育，不斷提高素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣，特別是擔(dān)負著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，如果平時不注意加強學(xué)習(xí)，不斷更新知識，就難以勝任工作。因此要不斷提高辦公室人員的政治水平和理論素質(zhì)，不斷提高“辦文、辦事、辦會”的水平和能力，加強心理素質(zhì)鍛煉和能力培養(yǎng)，不斷滿足新形勢下對辦公室工作的高標(biāo)準(zhǔn)和高要求的需要。
要做好調(diào)查研究，為決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。辦公室工作要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一項重要任務(wù)來抓。要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，認真撰寫報告，提出可行性建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確、最真實的依據(jù)，發(fā)揮調(diào)查研究對單位綜合性、全局性決策的組織、指導(dǎo)、服務(wù)、協(xié)調(diào)作用。在制訂工作目標(biāo)時，要將預(yù)期目標(biāo)與奮斗目標(biāo)相結(jié)合，提高辦事效率。
要提升服務(wù)質(zhì)量，扎實開展各項工作。辦公室工作要做到走一步想三步，有通盤考慮的意識，有很強的計劃性和件件事情到位、項項工作落實的負責(zé)精神。要走一步三回頭，辦完回頭看看，多檢查幾遍，重要的活動模擬一遍，辦事辦會才能滴水不漏。還要走一步是一步，干好份內(nèi)事，凡事重質(zhì)量，求效率，謀創(chuàng)新，努力做到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、同級滿意、群眾滿意。
要提高溝通能力，抓好綜合協(xié)調(diào)。各個職能部門是一個相互聯(lián)系、各有分工的工作體系。為保證這個體系運轉(zhuǎn)正常，辦公室發(fā)揮著重要的協(xié)調(diào)作用。綜合協(xié)調(diào)包括對上對下、同級之間、局部與整體之間、領(lǐng)導(dǎo)人之間、單位與外界之間等多個方面。要講究藝術(shù)，靈活運用工作方式“彈鋼琴”，促進各部門團結(jié)協(xié)作，提高服務(wù)質(zhì)量。
要加強勤政廉政建設(shè)，樹立良好形象。辦公室是單位的“門面”，機關(guān)建設(shè)的“龍頭”，對外形象的“窗口”。辦公室人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，個人形象的好壞直接影響單位領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此，辦公室人員要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，勤政上必須做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻，廉政上必須做到不濫用權(quán)力、廉潔自律、遠離官氣、一身正氣。
新的時代向我們提出了新的課題和挑戰(zhàn)，辦公室作為單位行政工作的中樞，責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，我們只有清晰地認識辦公室的重要地位和職能作用，主動適應(yīng)形勢變化，抓好行政工作重點，協(xié)調(diào)好各環(huán)節(jié)工作，才能不斷提升服務(wù)質(zhì)量、有效發(fā)揮辦公室行政管理職能、更好地推動全局工作的順利開展。
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