印象傳媒 楊 華
【內(nèi)容摘要】 辦公室是綜合部門，又是樞紐機關(guān)，既要處理行政事務(wù)，又擔(dān)負著協(xié)調(diào)督辦等繁重工作，是單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心。
【關(guān)鍵詞】 辦公室工作；重要性；原則；方法
無論在何種性質(zhì)的企事業(yè)或公務(wù)機構(gòu)中，辦公室必不可少，它既是綜合部門，又是服務(wù)機關(guān)，縱向要做好上情下達、承前啟后，橫向要做好協(xié)調(diào)督辦、后勤服務(wù)，同時還負責(zé)文件流轉(zhuǎn)、檔案管理、會議安排、人事變動、業(yè)務(wù)接待、綜合管理等到其他各項職能，是聯(lián)系同一單位間各個部門的樞紐，也是與外單位溝通的重要操手，所以要求辦公室工作人員要有高度的工作熱情、敏感的政治嗅覺、較準確的預(yù)見、從容的作風(fēng)。
一、充分認識到辦公室工作的重要性
（一）辦公室是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)層與職工的橋梁。辦公室的一大職能就是文件處理，一份權(quán)威文件在正式下發(fā)后，未必人人都能正確掌握其內(nèi)涵，人人都能領(lǐng)會其意義，這時辦公室擔(dān)負著調(diào)查與解釋的功能。如一份績效考核文件，因涉及經(jīng)濟利益非常敏感，在文件制訂下發(fā)前，首先要進行調(diào)查研究，將各部門各層次人員集中到一起進行會議討論，聽取廣泛意見，針對本單位實際，結(jié)合預(yù)見情況，保留精華，摒棄弊端，做出更實用的決定。文件下發(fā)后，難免有職工不理解有怨言，這時辦公室人員應(yīng)不急不燥，從公司整體出發(fā)，耐心解釋，心平氣和，同時還要學(xué)會換位思考，仔細傾聽，以化解職工心中的疑惑。
（二）辦公室是聯(lián)系機關(guān)與基層的橋梁。機關(guān)之所以被稱做“機關(guān)”，主要一個原因就是處在領(lǐng)導(dǎo)身邊，從某種程度上相當(dāng)于“上面”，那么基層似乎就相當(dāng)于“下面”，如果上下長期不聯(lián)系，那么必然會互不了解，機關(guān)不能了解基層動態(tài)，基層也不會了解機關(guān)所作的努力，機關(guān)變得高高在上，工作交流不順暢。為了避免這一點，辦公室這時要充分發(fā)揮“中轉(zhuǎn)站”的功能，通過下鄉(xiāng)、走訪、慰問、辦活動等到形式走出室內(nèi)，主動與基層員工接觸，了解基層員工的所做所想，同時還要將調(diào)查到的情況盡快如實地向領(lǐng)導(dǎo)層匯報，以便領(lǐng)導(dǎo)層做出正確判斷，然后再將領(lǐng)導(dǎo)層的決定正式傳達到基層，做到上情下達、下情上報。例如高溫抗暑期間，迎峰度夏期間，一線員工相當(dāng)辛苦，風(fēng)霜雨雪，照樣出勤，烈日炎炎，依舊出工。這時辦公室可與其他有關(guān)部門一起開展慰問活動，夏送清涼冬送溫暖，既體恤民情，又增添了員工的歸屬感。
（三）辦公室是聯(lián)系本單位與外單位的橋梁。每個單位都不是獨立存在的，都需要與上下左右的各級單位搞好往來，這又是辦公室的一個重要職責(zé)。辦公室人員在接待中要不卑不亢，辦事時公平公正，處理業(yè)務(wù)耐心細致，以良好的窗口形象樹立威信，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，促進工作開展。
二、辦公室工作必須遵守的三大原則
（一）保密原則。保密性，也就是指內(nèi)部信息不得外泄，既不得泄露給外單位，也不得泄露給不該知情的內(nèi)部員工。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的綜合辦事機構(gòu)，處在非常關(guān)鍵的位置，是重要的涉密部門，既要對本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級保密部門負責(zé)，又要管理各職能部室和員工。辦公室全體人員應(yīng)該提高對保密工作的認識，做到三不：不問、不說、不講。由辦公室牽頭，完善保密工作的組織機構(gòu)，成立保密工作委員會，加強對保密工作的領(lǐng)導(dǎo)、管理和監(jiān)督。制訂保密規(guī)章制度，通過會議或文件形式，將規(guī)章制度宣讀下發(fā)，讓每一個辦公室人員熟知保密常識，在日常工作中時時提醒自己。隨著辦公自動化和協(xié)同辦公系統(tǒng)的運用，保密工作的要求更加嚴格，辦公室人員要謹慎使用計算機，妥善使用移動存儲設(shè)備，不登陸不健康的網(wǎng)站，不安裝來歷不明的軟件，不隨意復(fù)印本單位的內(nèi)部資料。辦公室工作人員涉及最多的就是辦公系統(tǒng)以及一些涉密紙質(zhì)文件，這些文件必須要求有專人妥善保管，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不得外傳。加強檔案管理，在調(diào)閱檔案時要嚴格按程序辦事，由專人調(diào)閱、復(fù)印、歸還。
（二）準確原則。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的左右膀，可以說辦公室工作的準確性，相當(dāng)程度地保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的準確性，保證了領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運轉(zhuǎn)。辦公室工作的準確性涉及到方方面面，比如，在制訂規(guī)章制度，或劃分工作范圍時，必須果斷利索，清楚明白，不得拖泥帶水。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問某文件內(nèi)容或某事情處理結(jié)果時，要回答八九不離十，不得含糊。召開會議時，必須牢牢抓住會議重點，控制會場氣氛，撰寫會議紀要時必須側(cè)重反映，緊扣主題。在文件處理上，從上報到下發(fā)，從請示到落實，從標(biāo)題到內(nèi)容，一字都不得有誤，確保其嚴肅性和權(quán)威性。對某事件的處理，必須正確領(lǐng)會國家方針政策，合法合理，不得偏差。幫領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時，要結(jié)合不同地域的不同情況，拿出合理性建議?？偟膩碚f，就是辦事要穩(wěn)，主意要實，處理要妥。
（三）快速原則。辦事迅速是辦公室的重要作風(fēng)，就是要求工作及時、高效。一份文件一旦簽字就開始生效，就有它的生命周期，辦公室人員必須在周期內(nèi)盡快將文件辦結(jié)，不拖拉不延誤。
三、做好辦公室工作的幾點方法
（一）堅持學(xué)習(xí)。要學(xué)習(xí)鄧小平理論、毛澤東思想，學(xué)習(xí)三個代表、科學(xué)發(fā)展觀，與時俱進，跟上時代發(fā)展。要學(xué)習(xí)為人民服務(wù)的精神，強化對辦公室工作的認識，強化自身職責(zé)。在繁雜的事務(wù)中保持清醒的頭腦，敢于面對問題和矛盾，不害怕不退縮。
?。ǘ﹫F隊觀念。團隊精神，即合作精神，指一個團體中各成員之間互相配合、和諧相處，共同努力，達到目標(biāo)。做為一名合格的辦公室工作人員，不僅自身素質(zhì)要好，而且更重要的是與團隊伙伴的合作程度高，配合能力強。
（三）甘于平淡。辦公室的工作屬于幕后英雄，默默無聞，不顯山不露水。做為辦公室人員，要堅信公司無小事，小事當(dāng)成大事辦，大事認真辦。
四、做好新形勢下辦公室管理工作的關(guān)鍵。
加強學(xué)習(xí)教育，不斷提高素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣，特別是擔(dān)負著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，如果平時不注意加強學(xué)習(xí)，不斷更新知識，就難以勝任工作。因此要不斷提高辦公室人員的政治水平和理論素質(zhì)，不斷提高“辦文、辦事、辦會”的水平和能力，加強心理素質(zhì)鍛煉和能力培養(yǎng)，不斷滿足新形勢下對辦公室工作的高標(biāo)準和高要求的需要。
做好調(diào)查研究，為決策提供準確依據(jù)。辦公室工作要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一項重要任務(wù)來抓。要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，認真撰寫報告，提出可行性建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準確、最真實的依據(jù)，發(fā)揮調(diào)查研究對單位綜合性、全局性決策的組織、指導(dǎo)、服務(wù)、協(xié)調(diào)作用。在制訂工作目標(biāo)時，要將預(yù)期目標(biāo)與奮斗目標(biāo)相結(jié)合，提高辦事效率。提升服務(wù)質(zhì)量，扎實開展各項工作。辦公室工作要做到走一步想三步，有通盤考慮的意識，有很強的計劃性和件件事情到位、項項工作落實的負責(zé)精神。要走一步三回頭，辦完回頭看看，多檢查幾遍，重要的活動模擬一遍，辦事辦會才能滴水不漏。還要走一步是一步，干好份內(nèi)事，凡事重質(zhì)量，求效率，謀創(chuàng)新，努力做到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、同級滿意、群眾滿意。提高溝通能力，抓好綜合協(xié)調(diào)。各個職能部門是一個相互聯(lián)系、各有分工的工作體系。為保證這個體系運轉(zhuǎn)正常，辦公室發(fā)揮著重要的協(xié)調(diào)作用。綜合協(xié)調(diào)包括對上對下、同級之間、局部與整體之間、領(lǐng)導(dǎo)人之間、單位與外界之間等多個方面。要講究藝術(shù)，靈活運用工作方式“彈鋼琴”，促進各部門團結(jié)協(xié)作，提高服務(wù)質(zhì)量。
加強勤政廉政建設(shè)，樹立良好形象。辦公室是單位的“門面”，機關(guān)建設(shè)的“龍頭”，對外形象的“窗口”。辦公室人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，個人形象的好壞直接影響單位領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此，辦公室人員要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，勤政上必須做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻，廉政上必須做到不濫用權(quán)力、廉潔自律、遠離官氣、一身正氣。
五、結(jié)束語
總之，辦公室人員需要有服務(wù)意識、參謀意識，需要有創(chuàng)新精神、奉獻精神，需要處理好大局和局部的關(guān)系、內(nèi)部和外部的關(guān)系，要增強素質(zhì)，加強學(xué)習(xí)，把辦公室工作做得更好。
【參考文獻】
1、王文軍：《做好辦公室工作的幾點體會》，《鐵道文秘檔》，2009.4
2、馮夢令：《正確處理五個方面的關(guān)系》，《鐵道文秘檔》，2010.4
3、宋津方：《新時期如何做好辦公室行政管理工作》，《品牌》，2011.6
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